Datenschutzerklärung

Schön, dass du dich bei uns, einem Unternehmen der Abacus Gruppe, wie der

Abacus Research AG / Abacus Research SA
Abacus Business Solutions AG
Abacus Services AG
DeepCloud AG
Abacus Umantis AG
Abacus Umantis GmbH

bewerben möchtest. Dies ist die gemeinsame Datenschutzerklärung für die Jobportale dieser Unternehmen. Sie gilt für Jobangebote auf den unternehmenseigenen Websites und für sämtlich genutzten Jobportal-Websites, auf denen unsere Stellenausschreibungen publiziert werden.

Verantwortlich für die Datenverarbeitungen bei deiner Bewerbung können – je nachdem, für welche Jobs und bei welchem Unternehmen du dich beworben hast – sein:

Abacus Research AG
Abacus-Platz 1
9300 Wittenbach – St. Gallen
Schweiz
T +41 71 292 25 25
[email protected]

Abacus Research SA
Place de la Gare 2C – CP 104
2501 Biel
Schweiz
T +41 32 325 62 62
[email protected]

Abacus Business Solutions AG
Zürcherstrasse 59
8800 Thalwil
Schweiz
T +41 44 723 99 99
[email protected]

Abacus Services AG
Place de la Gare 2C – CP 104
2501 Biel
Schweiz
T +41 32 312 04 00
[email protected]

DeepCloud AG
Abacus-Platz 1
9300 Wittenbach – St. Gallen
Schweiz
T +41 58 854 14 14
[email protected]

Abacus Umantis AG
Unterstrasse 11
9001 St. Gallen
Schweiz
T +41 71 224 01 01
[email protected]

Abacus Umantis GmbH
Erika-Mann-Strasse 53
80636 München
Deutschland
T +41800 225 014
[email protected]

Soweit Abacus personenbezogene Daten verarbeitet und auf diese Verarbeitung die Datenschutzgrundverordnung („DSGVO“) Anwendung findet, haben wir als unseren Vertreter in der EU benannt:

Abacus Business Solutions GmbH
Mies-van-der-Rohe-Straße 6
Tower 1 – 10. OG
80807 München
[email protected]

Diese Unternehmen sind, je nach Einzelfall, verantwortlich für die Verarbeitung deiner Daten rund um unsere Jobportale und den Bewerbungsprozess für Festanstellungen, Praktika, Lehrstellen, bei Initiativbewerbungen und Bewerbungen für z.B. Diplomarbeiten, für Anmeldungen zu einem Informationsabend für Lernende oder als Trainee für das AbaCollege sowie für alle sonstigen Fragen rund um das Thema Bewerbung, Ausbildung und Anstellung.

Da wir den Schutz deiner Daten sehr ernst nehmen, haben wir eine Datenschutzbeauftragte im Unternehmen, die sich darum kümmert, dass wir die gesetzlichen Vorgaben im Datenschutz einhalten. Sie ist auch Ansprechpartnerin für dich, wenn du Fragen zum Datenschutz hast oder deine Rechte diesbezüglich geltend machen möchtest. Du kannst sie ganz einfach kontaktieren, indem du an [email protected] oder für die DeepCloud AG an [email protected] schreibst.

Zu ihnen zählen sämtliche Informationen, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person, also dich, beziehen. Das können Name, Adresse und E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum, Foto, Zeugnisse, Lebenslauf und auch deine IP-Adresse sein.

Dazu gehören auch besonders sensible Daten («sensible Daten») wie Gesundheitsdaten oder Daten aus denen die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiösen oder weltanschaulichen Überzeugungen oder eine Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen. Ausserdem zählen zu ihnen genetische und biometrische Daten, durch die man dich eindeutig identifizieren könnte. Für sie gelten noch zusätzliche Bestimmungen.

• 3.1. Du kontaktierst uns oder schickst eine Initiativbewerbung per E-Mail

  Wenn du uns per E-Mail oder über ein Kontaktformular auf einer unserer Websites kontaktierst und Daten mitteilst (wie Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Mitteilung, etc.), dann verarbeiten wir diese Daten für die vorgegebenen Zwecke. Wir speichern und nutzen sie, damit wir deine Frage beantworten oder dein Anliegen bearbeiten können.

  Wenn du uns eine Initiativbewerbung senden möchtest, bitten wir dich, diese über unser Jobportal auf unserer Website zu schicken. Wir haben dafür extra ein Formular vorgesehen. Solltest du doch direkt per E-Mail eine senden, wird eine solche wie eine Bewerbung, die uns über unsere Jobportale erreicht, bearbeitet. Wir speichern und bearbeiten deine Daten und Bewerbungsunterlagen in unserem Personalsystem. Entweder passt deine Initiativbewerbung auf eine offene Stelle - dann nimmst du am ganz normalen Bewerbungsverfahren teil - oder wir teilen dir mit, dass momentan keine passende Stelle offen ist.

  Solltest du sie per E-Mail senden, möchten wir dich darauf aufmerksam machen, dass aus Gründen der Datensicherheit keine Bewerbungsunterlagen per unverschlüsselter E-Mail gesendet werden sollten. Du kannst deine Anlagen zur Bewerbung selbst verschlüsseln, beispielsweise mit einer ZIP-Lösung und uns das entsprechende Passwort gesondert (telefonisch) mitteilen.

  Nach einer Kontaktaufnahme durch dich dürfen wir deine Daten verarbeiten, weil wir ein berechtigtes Interesse daran haben. Wir möchten nämlich deine Fragen beantworten oder dein Anliegen bearbeiten.

  Wenn du uns eine Initiativbewerbung sendest, dann dürfen wir dies zusätzlich noch, um vorvertragliche Massnahmen durchzuführen, da deine Bewerbung auf eine Vertragsbeziehung zielt, die du gerne mit uns hättest. Sollen wir deine Daten in unseren Talent-Pool aufnehmen, tun wir dies nach deiner Einwilligung, die du jederzeit widerrufen kannst.

  Deine übermittelten Daten nach einer Kontaktaufnahme löschen wir, sofern ihre Speicherung nicht mehr erforderlich ist, sich der Zweck deiner Kontaktaufnahme erledigt hat, du der Verarbeitung widersprochen hast oder wir dein Anliegen zufriedenstellend gelöst haben, es sei denn, es stehen dem Aufbewahrungspflichten entgegen oder wir dürfen die Daten aufgrund anderer Rechtsgrundlagen weiter verarbeiten.
   

• 3.2. Du besuchst eine unserer Websites mit dem Jobportal
  In den folgenden Abschnitten informieren wir dich darüber, wie wir deine Daten verarbeiten, wenn du unser Jobportal besuchst.
   

  • 3.2.1.  Cookies

    Wir verwenden Cookies, wenn du unsere Jobportale auf unseren Websites besuchst. Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die auf deinem Endgerät gespeichert werden. Dein Browser greift auf diese Dateien zu, wobei wir für unsere Jobportale funktionale Cookies einsetzen. Sie sind erforderlich, damit technisch eine Verbindung mit unserer, von dir genutzten, Website erfolgen kann und damit eine Übermittlung deiner Daten und Dokumente aus unseren Jobportalen in unser Bewerbermanagement-System stattfinden kann. Hierfür nutzen die Unternehmen der Abacus Gruppe eine Speicherlösung der DeepCloud AG, Abacus-Platz 1, CH-9300 Wittenbach, als Hosting-Provider. Sie erhält deine Daten und Dokumente aus unseren Jobportalen, damit sie nach einer Zwischenspeicherung in unserem Bewerbermanagement-System verarbeitet werden können. Diese Zwischenspeicherung erfolgt in der Schweiz und ist aus technischen Gründen erforderlich.
    Ein Cookie sorgt dafür, dass vor Upload einer Bewerbung durch dich, der von dir ausgefüllte Inhalt des Formulars für die Dauer von 30 Tagen und von dir angehängte Dateien für eine maximale Dauer von 8 Tagen vorgehalten werden, damit die Daten auch noch für ein späteres Absenden einer Bewerbung zur Verfügung stehen, solltest du diese gerade nicht gleich abschicken möchten. Solltest du das Jobportal erst nach Ablauf der oben genannten Frist wieder besuchen, sind deine Sprachauswahl sowie deine Daten gelöscht
    Dieses Cookie ist im Einsatz, damit du als Bewerbender das Jobportal besuchen und nutzerfreundlich wahrnehmen kannst, indem du nicht alle Daten und Unterlagen erneut eingeben und hochladen musst, wenn du das Absenden der Bewerbung nicht abschliessen konntest. Das liegt in unserem als auch in deinem Interesse. Wenn du dies nicht möchtest, kannst du alle Daten und Unterlagen aus dem Bewerbungsformular löschen, bevor du das Jobportal verlässt.

• 3.2.2.  Server-Logfiles
  Daneben werden weitere Daten erhoben, die dein Browser an unseren Server übermittelt und die als Server-Logfiles abgespeichert werden. Dies sind u.a. die folgenden Daten:
  • Besuchte Domain
  • IP-Adresse des benutzten Endgerätes, Datum und Uhrzeit
  • Website, von welcher der Zugriff erfolgte
  • Betriebssystem des benutzten Endgerätes
  • Der beim Zugriff verwendete Browser sowie alle Infos aus dem ‚user-agent‘, den der Browser an den Server übermittelt
  • Übertragene Datenmenge

  Diese Daten verarbeiten wir ebenfalls aufgrund unserer berechtigten Interessen. Sie dienen dazu, dass eine Verbindung zum Server stattfinden kann, aber auch zu statistischen Zwecken und zur Verbesserung unserer Jobportale. Ausserdem nutzen wir diese Daten auch:
  • bei Abklärungsarbeiten von Supportfällen
  • zur Analyse von technischen Problemen
  • bei sicherheitsrelevanten Abklärungen
  • in Verdachtsfällen von rechtswidriger Nutzung

  Wir geben diese Daten nicht an Dritte weiter und verwenden sie auch nicht anderweitig, ausser dies ist zur Verfolgung unserer Ansprüche, zur Erfüllung des vorgesehenen Zwecks oder zur Einhaltung von gesetzlichen Verpflichtungen erforderlich.

  Wir zeichnen die Logfiles zentral auf und löschen sie automatisch nach 28 Tagen, es sei denn ihre Aufbewahrung ist über diese Frist hinaus zu Beweiszwecken erforderlich, etwa zur Verwendung als Beweismittel vor Behörden oder Gerichten für eine rechtswidrige Nutzung unserer Website. Wir nehmen sie dann bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorfalls von der Löschung aus und können sie bis zu einem rechtskräftigen Entscheid oder Urteil aufbewahren.

• 3.2.3.  Sonstige Cookies und andere technischen Mittel
  Wie und welche anderen Daten von dir noch beim Besuch unserer Websites erhoben werden (z.B. durch zusätzliche Cookies, Web Beacons oder andere technische Mittel) und wie wir diese Daten auswerten (z.B. durch Analyse und Tracking Tools) kannst du unserer allgemeinen Datenschutzerklärung entnehmen.
   
• 3.2.4.  Deine Browsereinstellungen
  Ausserdem kannst du selbst deinen Internetbrowser so einstellen, dass du über das Setzen von Cookies informiert wirst. Du kannst einzeln oder generell über ihre Annahme entscheiden oder sie ausschliessen. Jeder Browser unterscheidet sich in der Art, wie er die Cookie-Einstellungen verwaltet, aber im Hilfemenü deines Browsers wird sicher erläutert, wie du deine Cookie-Einstellungen ändern kannst. Wir möchten dich aber darauf aufmerksam machen, dass wir nicht gewährleisten können, dass du auf alle Funktionen unserer Website ohne Einschränkungen zugreifen kannst, wenn dein Browser keine Cookies zulässt.
   
• 3.3.  Du bewirbst dich über ein Bewerbungsformular
  Du kannst uns deine Daten - wie im jeweiligen Bewerbungsformular vorgesehen - und deine Unterlagen über unser Formular senden. Wir speichern sämtliche durch dich eingegebene Daten und verarbeiten sie in unserem Bewerbermanagement-System. Deine Daten werden ausschliesslich für die Bearbeitung deiner Bewerbung verwendet und strikt von anderen Daten getrennt verarbeitet. Die Daten, die du uns übermittelst, siehst du nach deiner Eingabe im Bewerbungsformular, bevor du sie abschickst. Dazu gehören unter anderem:
  
  Vor- und Nachname, Anschrift, E-Mail-Adresse, private/mobile Telefonnummer, Sprache, Geburtsdatum, Lohnvorstellung, Eintrittsdatum, Aus- und Weiterbildungen, Berufserfahrung, Kompetenzen, Foto und Bewerbungsunterlagen (wie Motivationsschreiben, Lebenslauf, Abschlüsse oder Arbeitszeugnisse, Zertifikate). Darin sind vielleicht persönliche, auch sensiblen Daten enthalten, gerade auf Fotos, in Anschreiben und Lebensläufen. Du gibst uns alle deine Daten freiwillig. Die mit *Stern versehenen Felder sind Pflichtangaben, alle anderen sind optional.
   
• 3.3.1.  Mögliche Einwilligungen
  Wir möchten dich hier ausdrücklich darauf hinweisen, dass sensible Daten in deiner Bewerbung wie Angaben zum Familienstand, Gesundheitsdaten (mit Ausnahme einer eventuellen Eigenschaft als Schwerbehinderter, wenn du uns die Daten aus freier Entscheidung offenlegen möchtest), Gewerkschaftszugehörigkeit, Rückschlüsse auf ethnische Herkunft oder Religion, ausdrücklich unerwünscht sind. Wenn du uns dies trotzdem mitteilen möchtest, dann erfolgt dies aufgrund deiner ausdrücklichen Einwilligung, die du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen kannst. Diese sensiblen Daten berücksichtigen wir nicht bei der Bewertung deiner Bewerbung.
  Wenn du uns ein Foto in deinen Unterlagen oder mittels Uploads übermittelst, damit dieses in unserem System gespeichert werden darf, gibst du uns hierfür deine Einwilligung durch Übermittlung des Fotos. Soweit sich aus dem Foto Hinweise auf sensible Daten ergeben (z. B. Hautfarbe, Religion, Gesundheit), bezieht sich deine Einwilligung auch auf diese sensiblen Daten. Deine Einwilligung ist freiwillig und du kannst ein bereits hochgeladenes Foto aus dem Bewerbungsformular löschen. Du kannst deine Einwilligung jederzeit widerrufen, dann wird dein Foto aus dem System gelöscht.
  Wenn du deine Bewerbung erfolgreich an uns abgesendet hast, erhältst du eine automatische Bestätigungs-E-Mail, dass sie bei uns eingegangen ist. Solltest du diese E-Mail nicht erhalten, wende dich bitte an die oben angegebenen Kontaktdaten oder sende erneut deine Bewerbung.
  Wir speichern und verarbeiten deine Daten für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Wir nutzen sie, um mit dir zu kommunizieren, um deine Qualifikation und Eignung zu überprüfen, für ein mögliches Vorstellungsgespräch mit dir, für die Durchführung des Vorstellungsgespräches, zu seiner Dokumentation und für die Beurteilung, ob wir dich einstellen, ausbilden oder nicht. Dafür verarbeiten wir deine von uns gespeicherten Daten in unserem Bewerbermanagement-System. Darauf haben die Verantwortlichen der Personalabteilung sowie die für deine Bewerbung zuständigen Linienverantwortlichen und ihre Stellvertretungen Zugriff.
   
• 3.3.2.  Referenzen
  Solltest du uns eine Referenz angeben, gehen wir davon aus, dass du, wenn es sich um Daten einer natürlichen Person handelt, ihre Einwilligung für eine Kontaktaufnahme durch uns eingeholt hast und du mit der Einholung der Referenz bei dieser Person einverstanden bist. Ansonsten werden wir nur mit deiner Einwilligung nach einer Referenz fragen und diese kontaktieren. Dazu werden wir dich gesondert bitten. Eine Einwilligung erfolgt freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
   
• 3.3.3.  Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
  Wir dürfen deine Daten und Bewerbungsunterlagen verarbeiten, weil du uns deine Einwilligung, gegebenenfalls deine ausdrückliche Einwilligung bei sensiblen Daten erteilt hast, oder weil die Datenverarbeitung für die Durchführung vorvertraglicher Massnahmen auf deine Anfrage hin erfolgt. Ausserdem haben wir berechtigte Interessen an der Durchführung eines effizienten Bewerbermanagements.
  Detaillierte Infos zu einer Einwilligung, die du in einem Bewerbungsformular abgeben kannst, findest du am Ende dieser Datenschutzerklärung. Eine Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Einer Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen kannst du jederzeit widersprechen. Wenn du mehr über deine Rechte erfahren möchtest, kannst du alles unter «Deine Rechte» nachlesen.
   
• 3.3.4.  Löschung der Daten oder Einstellung
  Alle Bewerbungsdaten werden auf dem Jobportal Server bei unserem Jobportal Provider sofort (Speicherung max. eine Minute), sofern das Herunterladen und Übertragen in unser Bewerbungsmanagement-System ohne Fehlermeldung erfolgt ist, andernfalls spätestens nach maximal 30 Tagen nach dem Upload deiner Daten und Dokumente in unser Jobportal automatisch gelöscht.
  
  Sollten wir dich am Ende des Bewerbungsverfahrens nicht einstellen oder ausbilden, anonymisieren wir deine Daten spätestens nach 6 Monaten, nachdem wir dir eine Absage mitgeteilt haben, sofern keine Frist eine längere Aufbewahrung vorgibt oder wir deine Daten zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen oder zur Abwehr oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen speichern dürfen. Unser berechtigtes Interesse für eine längere Nutzung der Daten liegt dann beispielsweise in einer Beweispflicht bei einem Diskriminierungsverfahren oder um Mehrfachbewerbungen zu erkennen.
  
  Solltest du in eine weitere Verarbeitung deiner Daten eingewilligt haben, wie beispielsweise in die Aufnahme in einen Talent-Pool, speichern und verarbeiten wir deine Daten entsprechend der von dir erteilten Einwilligung.
  
  Stellen wir dich am Ende des Bewerbungsverfahrens ein oder bilden wir dich aus, dann übernehmen wir deine Daten im Rahmen des Vertragsverhältnisses in den Personalstamm und in deine Personalakte. Sie werden dann nach den gesetzlichen Vorschriften für das Beschäftigungs- oder das entsprechende Vertragsverhältnis verarbeitet.
  
  Die Daten, die du uns zur Verfügung stellst, müssen richtig, vollständig und aktuell sowie nicht irreführend sein. Ansonsten kann dies dazu führen, dass wir deine Bewerbung nicht berücksichtigen oder dass wir nach einer bereits erfolgten Einstellung entsprechende rechtliche Konsequenzen ziehen.

Nach einer Initiativbewerbung oder für den Fall, dass das Bewerbungsverfahren nicht zu einer Einstellung führt, kannst du freiwillig deine Einwilligung in die Aufnahme unseres Talent-Pools abgeben. Wir verwenden deine Daten, um dir (falls vorhanden) relevante offene Stellen anzubieten, die deinen beruflichen Qualifikationen entsprechen. Dabei berücksichtigen wir deine Bewerbung ebenfalls für andere offene Stellen bei einem anderen Unternehmen der Abacus Gruppe, sofern wir hierin Potential sehen. Die Unternehmen der Abacus Gruppe findest du auf unserer Website unter https://www.abacus.ch/unternehmen/ueber-uns/portrait

Wir überprüfen in regelmässig Abständen die Aktualität unseres Talent-Pools und löschen oder anonymisieren deine Daten spätestens 12 Monate nach Aufnahme in den Talent-Pool.

Die Details zu den möglichen Einwilligungen kannst du am Ende dieser Datenschutzerklärung nachlesen. Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, wir werden dann deine Daten aus dem Talent-Pool löschen oder anonymisieren. Weitere Details hierzu findest du unter «Deine Rechte».

Damit du dich, falls du das möchtest, auf mehrere Stellenangebote bewerben kannst, ohne dass du sämtliche Angaben jedes Mal neu eingeben musst, bieten manche unserer Unternehmen in ihren Jobportalen die Möglichkeit an, ein Bewerbungskonto zu erstellen. 

Du erstellst damit einen Log-In mit E-Mail-Adresse und einem Passwort und kannst darin den Status deiner abgeschickten Bewerbungen sehen, sowie dich nach dem Einloggen in dein Konto auf neue Stellen bewerben. In deinem Konto gespeichert sind deine Kontaktdaten und hochgeladene Dokumente, damit du sie nicht jedes Mal von neuem zur Verfügung stellen musst.

Nicht alle unserer Unternehmen bieten ein Bewerbungskonto an. Die Einwilligung zur Erstellung eines Bewerbungskontos kann daher nur bei den Unternehmen gegeben werden, welche ein solches auch anbieten.

Die Details zu den möglichen Einwilligungen kannst du am Ende dieser Datenschutzerklärung nachlesen. Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, du kannst dein Konto jederzeit löschen oder dich bei uns melden und wir werden dann dein Bewerbungskonto löschen oder anonymisieren. Weitere Details hierzu findest du unter «Deine Rechte».

Wenn du dich als Schüler/in oder Lernende/r für einen Informationsabend anmeldest, verarbeiten wir die im Anmeldeformular angegebenen Daten von dir und deinen Eltern für die Durchführung des Informationsabends. Du erhältst nach Anmeldung eine Bestätigung per E-Mail oder weitere Informationen zur Durchführung des Informationsabends von uns. Wir behalten diese Daten so lange, bis die angebotenen Lehrstellen vergeben sind. Solltest du eine Lehrstelle bei uns erhalten, verarbeiten wir deine Daten nach den gesetzlichen Vorschriften für das Beschäftigungsverhältnis, ansonsten löschen wir die Daten nach Vergabe aller offenen Lehrstellen. Vor Durchführung des Informationsabends geben wir deine Daten an die anderen Unternehmen und Stellen weiter, die den Informationsabend mitgestalten und durchführen. Auf diese Weise erhalten sie ebenfalls Einblick in die Teilnehmenden des Informationsabend und die Möglichkeit, mit dir anschliessend in Kontakt zu bleiben.

Für die Durchführung unserer Bewerbermanagement- und Personalsysteme nutzen wir unsere eigenen Systeme, eine Weitergabe deiner Daten an ein externes Unternehmen findet dabei in der Regel nicht statt. In bestimmten Fällen geben wir deine Daten aber weiter oder es erfolgt ein Zugriff darauf.
 

• 7.1. Unternehmen der Abacus Gruppe
  Für den Fall, dass deine Bewerbung auf eine offene Stelle bei einem anderen Unternehmen der Abacus Gruppe passt, übermitteln wir der dort zuständigen Personalabteilung, ggf. auch dem Entscheidungsträger des jeweiligen Unternehmens deine Bewerbungsunterlagen. Dies erfolgt nach Rücksprache mit dir und nur nach deiner Einwilligung. Das zuständige Unternehmen wird sich dann direkt mit dir in Verbindung setzen, wobei deine Bewerbung im Rahmen der nationalen Vorschriften bearbeitet wird und eine Datenverarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Massnahmen mit dir in Bezug auf eine mögliche Anstellung als Mitarbeitenden erfolgt. Deine Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wir teilen dann der entsprechenden Personalabteilung deinen Widerruf mit, so dass sie deine Daten löschen oder anonymisieren. Wenn du mehr über deine Rechte erfahren möchtest, kannst du alles unter «Deine Rechte» nachlesen.
• 7.2. Weitere Auftragsverarbeiter
  Damit wir unser Jobportal über das Internet betreiben und mit dir per E-Mail kommunizieren können, haben wir dafür Unternehmen für das Websitepublishing, Hosting und E-Mail-Providing beauftragt. Diese können Daten erhalten, wenn sie als unsere Auftragsverarbeiter deine Daten im Rahmen eines Auftragsverhältnisses für uns verarbeiten. Sie verarbeiten deine Daten nur zum Zweck der Bereitstellung des Jobportals, zur E-Mail-Kommunikation und zur Erbringung der damit in Zusammenhang stehenden Dienste und Funktionalitäten. Unsere Auftragsverarbeiter werden von uns sorgfältig ausgewählt und schriftlich beauftragt. Sie sind an unsere Weisungen gebunden und werden regelmässig kontrolliert. Sie erhalten Daten nur in dem Umfang, der zur Erbringung der konkret vereinbarten Auftragsverarbeitung erforderlich ist. Auf Anfrage geben wir Auskunft über unsere Auftragsverarbeiter.
• 7.3 CV-Parsing
  Zur textlichen Analyse deiner Dokumente und dem Befüllen des Bewerberformulars kann ein CV-Parsing verwendet werden, das durch die DeepCloud AG mittels eines darauf spezialisierten Anbieters (Textkernel B.V. aus den Niederlanden) erfolgt. Diese Datenverarbeitung findet in einer Serverlösung in Deutschland statt. Die Dokumente und Daten werden unmittelbar nach Bearbeitung in dieser Serverlösung von Textkernel B.V. gelöscht.
  Das CV-Parsing ermöglicht, aus Lebensläufen schnell Daten und Informationen zu gewinnen, damit diese im Bewerberformular erfasst werden können und anschliessend in unserem Bewerbermanagement-System am richtigen Ort abgelegt werden können. Das spart dir und uns Zeit. Mit diesen Daten können unsere Mitarbeitenden deine Eignung schneller bewerten. Wenn du in unserem Bewerbungsformular Unterlagen hochlädst und die Einwilligungs-Checkbox für das CV-Parsing anwählst, werden diese Unterlagen in das CV-Parsing gegeben und Daten daraus werden automatisch im nächsten Schritt im Bewerbungsformular abgefüllt. Das CV-Parsing nimmt hierbei keine Entscheidungsfindung vor, sondern übernimmt nur die übermittelten Daten ins Formular. Im nächsten Schritt kannst du sämtliche vom CV-Parsing abgefüllten Daten überprüfen und gegebenenfalls korrigieren.
  Du kannst in die Verwendung des CV-Parsings einwilligen und deine Einwilligung jederzeit widerrufen. Bis dahin stattgefundene Datenverarbeitungen behalten ihre Rechtmässigkeit aufgrund deiner vorgängig erteilten Einwilligung. Nicht alle unserer Unternehmen verwenden ein CV-Parsing. Diese Einwilligung kann daher nur bei den Unternehmen gegeben werden, welche ein CV-Parsing einsetzen. 
  Ausserdem nutzen wir das CV-Parsing allgemein für unser Personalsystem, um Unterlagen von Mitarbeitenden effizient nach relevanten Daten zu durchsuchen und diese im Personalsystem zu erfassen. Mit deiner Einwilligung verwenden wir das CV-Parsing auch nach deiner Einstellung im Management für dich als Mitarbeitenden, um deine Kompetenzen festzustellen und dich bestmöglich weiterentwickeln zu können.
• 7.4. Weitere Empfänger
  Eine Weitergabe oder sonstige Offenlegung der Daten an andere Empfänger erfolgt ansonsten nur, wenn gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder vorsehen, sie zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist, wir deine Einwilligung dazu haben oder eine andere Rechtsgrundlage die Weitergabe gestattet.

Hier informieren wir dich, wie du mittels den vorhandenen «Apply-with» Buttons schnell und einfach das Formular ausfüllen kannst und wie dabei deine Daten verarbeitet werden.
 

• 8.1. Veröffentlichung von Stelleninseraten auf anderen Plattformen
  Neben der Nutzung des Jobportals auf unseren Websites, hast du auch die Möglichkeit, unsere Stelleninserate auf unterschiedlichen Jobplattformen zu finden.
  
  Solltest du den dortigen Link im Stelleninserat nutzen, wirst du umgehend auf unser Jobportal weitergeleitet. Die nachfolgende Verarbeitung deiner Daten findet dann wie hierin beschrieben statt.
  
  Die Datenverarbeitungen, die auf den Websites oben genannter Plattformen stattfinden, musst du in den jeweils durch sie veröffentlichten Datenschutzerklärungen nachlesen. Dort findest du auch weitere Informationen zu deinen Rechten und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutz deiner Privatsphäre bei ihnen. Deren Datenverarbeitungen liegen nicht in unserem Verantwortungsbereich.
   

• 8.2. "Apply-with" Buttons
  Ausserdem kannst du bei gewissen Plattformen wie LinkedIn oder Xing den Button «Apply-with» nutzen. Wenn du bereits Daten bei einer solcher Plattform gespeichert hast, gibst du durch Anklicken des jeweiligen Buttons deine Ermächtigung, dass deine Daten in unser Bewerbungsformular importiert werden. Du kannst die Daten im Bewerbungsformular vor einem Upload noch anpassen. 

  Die Datenverarbeitungen, die auf den Websites dieser Plattformen stattfinden, musst du in den jeweils durch sie veröffentlichten Datenschutzerklärungen nachlesen. Dort findest du auch weitere Informationen zu deinen Rechten und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutz deiner Privatsphäre bei ihnen. Deren Datenverarbeitungen liegen nicht in unserem Verantwortungsbereich.

Um uns ein besseres Bild von deinem beruflichen Werdegang zu machen, können wir deine beruflichen Profile auf LinkedIn und Xing besuchen sowie bei Vorliegen eines konkreten Anlasses in Bezug auf deine Eignung auch eine Google Recherche über dich durchführen. Wir verarbeiten diese öffentlich zugänglichen berufsbezogenen Daten über dich in unserem Interesse, um herauszufinden, ob du zu uns passt. Wenn du dies nicht möchtest, kannst du uns dies mitteilen.

Auch in unserem Bewerbungsverfahren werden im Rahmen der teilweise automatisierten Verarbeitung nach bestimmten Kriterien Daten von dir oder über dich verwendet, um persönliche Aspekte zu bewerten (Profiling). Wir möchten mit solchen Bewertungen deine Eignung für die konkrete Stelle herausfinden. Die Entscheidung über das Zustandekommen einer Vertragsbeziehung wird aber in jedem Fall durch den zuständigen Linienverantwortlichen und der Personalabteilung getroffen.

Es werden grundsätzlich keine ausschliesslich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidungen getroffen, die dir gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder dich in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen würden. Wir informieren dich im Voraus, sollte in Einzelfällen eine solche stattfinden und stellen eine rechtmässige Datenverarbeitung sicher.

Auch wir setzen in unserer Arbeit KI-Anwendungen ein, die nicht zwingend auch Personendaten verarbeiten müssen, sondern beispielsweise technische Sicherheitsanforderungen erfüllen wie Virenchecks, einen Schutz vor Bots oder die uns unterstützt, Stelleninserate zu formulieren. Wenn wir KI-Anwendungen einsetzen, achten wir auf ihre rechtskonforme Verwendung und möchten ebenfalls für die erforderliche Transparenz bei ihrem Einsatz sorgen. Sollte uns eine KI-Anwendung bei der Arbeit unterstützen, indem sie uns durch das Erstellen von Texten für Stelleninserate, dem Angebot von Schulungsvideos für Mitarbeitende oder dem automatisierten Abfüllen eines Bewerbungsformulars hilft, setzen wir diese im Einklang mit bestehenden Regelungen und unseren Werten ein. Sie erfüllen in der Regel eng gefasste Verfahrensaufgaben, verbessern unsere zuvor erbrachten Tätigkeiten oder führen nur eine Vorbereitungsaufgabe durch. Wir prüfen ihren Einsatz und mögliche nachteilige Folgen für Betroffene. Wir prüfen ihren Einsatz und mögliche nachteilige Folgen für Betroffene. Wir setzen keine KI-Anwendungen ein, die Entscheidungen für uns treffen und erhebliche Auswirkungen auf dich haben könnten. Wir stellen sicher, dass durch sie getroffene, vorbereitende Entscheidungen immer auch von einem Menschen überprüft werden. Wenn eine von uns eingesetzte KI-Anwendung direkt mit dir im Austausch ist, informieren wir dich durch einen Hinweis darüber, sofern ihr Einsatz nicht schon offensichtlich ist. Möglich ist ebenfalls, dass eingesetzte KI mit unterschiedlichen Daten und Informationen trainiert wird, um solche KI stetig zu verbessern. Dies erfolgt entweder nach deiner Einwilligung oder aufgrund unserer überwiegenden berechtigten Interessen. Wir sind und bleiben verantwortlich, auch wenn wir KI-Anwendungen unterstützend nutzen.

Grundsätzlich werden deine Daten so lange verarbeitet und gespeichert wie es für die Zwecke, für die wir deine Daten erhalten haben, erforderlich und zulässig ist. Dies bedeutet, dass wir deine Daten so lange aufbewahren, wie wir mit dir nach einer Kontaktaufnahme oder als Bewerbende oder künftigen Mitarbeitenden in einer Beziehung stehen, wir im Rahmen deiner Einwilligung deine Daten speichern dürfen, es (mögliche) Verpflichtungen gibt oder uns gegenüber welche bestehen, so lange eine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung oder Dokumentation besteht, dies eine besondere Rechtslage erfordert wie im Hinblick auf Rechtsstreitigkeiten, Verjährungsfristen oder behördlichen Untersuchungen oder so lange, wie es dir bei Datenerhebung mitgeteilt wurde.

Nach Inanspruchnahme deines Widerrufs- oder Widerspruchsrechts, der Erreichung der angegebenen Zwecke oder nach Ablauf bestehender Aufbewahrungspflichten und -fristen löschen wir deine Daten oder anonymisieren wir sie oder falls zulässig, schränken wir ihre Verarbeitung ein, ausser du hast zu einer weiteren Nutzung deiner Daten eingewilligt oder eine darüber hinausgehende, gesetzlich oder vertraglich erlaubte Datenverwendung wurde durch uns ausdrücklich vorbehalten, über die wir dich entsprechend informieren.

Die Löschung von Daten im Zusammenhang deines Besuches unserer Websites (wie dem Einsatz von Cookies, Web Beacons und anderen technischen Mitteln sowie von Analyse und Tracking Technologien) kannst du unserer Abacus Datenschutzerklärung bzw. der Datenschutzerklärung von DeepCloud AG entnehmen.

Wir nehmen den Datenschutz sehr ernst und behandeln deine Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften. Dafür haben wir technische und organisatorische Massnahmen getroffen, um ein angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Zu diesen Massnahmen können die Pseudonymisierung und Verschlüsselung personenbezogener Daten, Sicherheitsvorkehrungen in Bezug auf die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme, die Fähigkeit, die Verfügbarkeit der Daten und den Zugang zu ihnen bei einem physischen oder technischen Zwischenfall rasch wiederherzustellen sowie die regelmässige Überprüfung, Bewertung und Evaluierung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Massnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung gehören. Deine Daten sind dadurch vor Verlust, Missbrauch, Veränderung oder Zerstörung und unautorisiertem Zugriff nach dem Stand der Technik geschützt. Der Sicherheitsstandard wird fortwährend den aktuellen technologischen Entwicklungen angepasst. Unsere Mitarbeitenden und Auftragsverarbeiter sind der Vertraulichkeit verpflichtet und handeln lediglich im Rahmen unserer Weisungen.

Unter Umständen ist es möglich, dass E-Mails in unverschlüsselter Form (d.h. dass sie sofort lesbar sind ohne eine erforderliche vorherige Entschlüsselung durch dich) übermittelt werden. Solche unverschlüsselten E-Mails sind einer grösseren Gefahr ausgesetzt als verschlüsselte, weswegen hiermit ausdrücklich darauf hingewiesen wird, keine vertraulichen Informationen wie Bewerbungsunterlagen hierüber zu versenden.

Bei Nutzung des Bewerbungsformulars werden deine Daten beim Versenden nach dem aktuellen Stand der Technik verschlüsselt übertragen. Unser Webauftritt inklusive unseres Jobportals ist gesichert (https). Bitte beachte, dass bei Datenübertragungen im Internet Sicherheitslücken nie ganz ausgeschlossen werden können.

Wir als Unternehmen nutzen unterschiedliche Tools ausländischer, wie US-amerikanischer Unternehmen, wobei wir darauf achten, soweit möglich, Speicherorte in der Schweiz oder der EU mit diesen Unternehmen vertraglich zu vereinbaren. Dennoch ist es möglich, dass bei Nutzung oder in Supportfällen Daten an deren Server im Ausland, wie in den USA, übermittelt werden. Die EU sowie die Schweiz haben entsprechende Angemessenheitsbeschlüsse hinsichtlich der USA, nach Abschluss entsprechender Swiss/EU-US Data Privacy Frameworks, gefasst, so dass ein Datentransfer in die USA nach Zertifizierung dieser Unternehmen rechtskonform ist.

Für Daten, die in einem Drittstaat, der über kein angemessenes Datenschutzniveau verfügt, verarbeitet werden, sehen wir geeignete Garantien vor, wie z.B. den Abschluss von Standarddatenschutzklauseln (unter Anpassung erforderlicher vertraglicher und technischer Massnahmen und Vorgaben des EDÖB), um für eine rechtskonforme Datenübermittlung ins Ausland zu sorgen. Nur in Einzelfällen wird auf die gesetzlich möglichen Ausnahmetatbestände wie eine ausdrückliche Einwilligung des Betroffenen für eine Datenübermittlung in einen Drittstaat ohne angemessenes Datenschutzniveau zurückgegriffen.

Es ist möglich, dass für bestimmte Datenverarbeitungen unterschiedliches Recht anwendbar ist. So muss jeweils im Einzelfall geprüft werden, ob das Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG), die Verordnung zum Bundesgesetz über den Datenschutz (DSV) sowie nationales Recht der Schweiz oder ein anderes, ausländisches Recht wie die Datenschutz-Grundverordnung der EU und jeweils nationales Recht eines anderen Staates für betroffene Personen anwendbar ist. Wir prüfen dies für jeden Einzelfall und werden im Rahmen der jeweils gesetzlichen Vorgaben die stattfindenden Datenverarbeitungen ausführen.

Dir stehen uns gegenüber, im Rahmen des auf dich anwendbaren Datenschutzrechts, folgende Rechte im Hinblick auf deine Daten zu, soweit wir deine Identität gebührend feststellen konnten:

• Recht auf Auskunft
• Recht auf Berichtigung und Löschung
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit

Ausserdem hast du das Recht, deine Ansprüche gerichtlich geltend zu machen und dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung deiner Daten durch uns zu beschweren.

Wir werden deinem Wunsch nach Löschung nachkommen, sofern er nicht mit einer Pflicht zur Aufbewahrung von Daten kollidiert oder wir die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung unserer Rechtsansprüche benötigen.

Eine Einwilligung zur Verarbeitung deiner Daten kannst du jederzeit für die Zukunft widerrufen. Durch einen solchen Widerruf wird die Rechtmässigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung, nicht berührt.

Wenn wir die Verarbeitung deiner Daten auf unsere berechtigten Interessen oder die eines Dritten nach einer Interessenabwägung stützen, kannst du Widerspruch gegen eine solche Verarbeitung einlegen. In einem solchen Fall prüfen wir deinen Widerspruch und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder dir unsere zwingenden schutzwürdigen Interessen aufzeigen, weswegen wir die Verarbeitung fortführen möchten. Diese müssen deine Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung muss der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen.

Du bist nicht verpflichtet, uns deine Daten zur Verfügung zu stellen. Es ist jedoch möglich, dass bestimmte Funktionen unseres Webauftritts nicht oder nur eingeschränkt zur Verfügung stehen, wenn du keine Daten zur Verfügung stellst. Ausserdem ist es möglich, dass ohne erforderliche Daten kein Vertragsverhältnis mit dir eingegangen werden kann

Bei Fragen zu deiner Bewerbung oder zum Datenschutz generell oder wenn du deine Rechte ausüben, eine Einwilligung widerrufen oder Widerspruch gegen eine Datenverarbeitung erklären möchtest, wende dich bitte an die zuständigen Unternehmen wie sie im Kapitel «Verantwortliche» aufgeführt sind oder an:

[email protected] bzw. [email protected] 
[email protected] bzw. [email protected]
 

Diese Datenschutzerklärung unterliegt der periodischen Überprüfung und kann, falls erforderlich, bei gesetzlichen oder technischen Änderungen oder aufgrund neuer oder überarbeiteter Angebote oder Leistungen, unter Beachtung geltender Vorschriften jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ohne Vorankündigung geändert werden. Aus diesem Grund bitten wir dich, diese Datenschutzerklärung in regelmässigen Abständen zu lesen, um mögliche Änderungen zu erfahren. Es gilt jeweils die aktuelle, auf der Website veröffentlichte Fassung der Datenschutzerklärung.

Einwilligung für sensible Daten
In meinen Unterlagen sind sensible Daten enthalten. Ich willige ausdrücklich in ihre Verarbeitung ein. Nur so kann die Bewerbung in ihrer vorliegenden Form überhaupt berücksichtigt werden. Sie werden nicht in die Bewertung meiner Bewerbung einbezogen, ausser es besteht eine gesetzliche Verpflichtung hierfür. Meine Einwilligung ist freiwillig und ich kann eine um die sensiblen Daten bereinigte Bewerbung einreichen, ohne dass dies Auswirkungen auf meine Chancen im Bewerbungsverfahren hat. Meine Einwilligung kann ich jederzeit widerrufen.

Einwilligung für die Aufnahme eines Fotos im Personalsystem
Ein von mir übermitteltes Foto darf im Personalsystem gespeichert werden. Soweit sich aus dem Foto Hinweise auf sensible Daten ergeben (z. B. Hautfarbe, Religion, Gesundheit), bezieht sich meine Einwilligung auch auf diese sensiblen Daten. Meine Einwilligung ist freiwillig und ich kann ein bereits hochgeladenes Foto aus dem Bewerbungsformular löschen. Meine Einwilligung kann ich jederzeit widerrufen, dann wird mein Foto aus dem Personalsystem gelöscht.

Einwilligung für die Aufnahme in den Abacus Talent Pool
Nicht alle unserer Unternehmen verwenden ein CV-Parsing. Diese Einwilligung kann daher nur bei den Unternehmen gegeben werden, welche ein CV-Parsing einsetzen.
Zum Abfüllen meiner im Lebenslauf vorhandenen Informationen im Bewerberformular und im Bewerbermanagement- und Personalsystem kann ein CV-Parsing verwendet werden. Mit Anwählen der Checkbox willige ich ausdrücklich in seine Verwendung ein. Die Daten daraus können in diesen Systemen gespeichert werden. Sofern sich aus meinem Lebenslauf Hinweise auf sensible Daten ergeben (z.B. Religion, Gesundheit), bezieht sich meine Einwilligung auch auf diese sensiblen Daten. Meine Einwilligung ist freiwillig und ich kann sie jederzeit widerrufen.

Einwilligung für eine Erstellung eines Bewerbungskontos
Nicht alle unserer Unternehmen bieten ein Bewerbungskonto an. Diese Einwilligung kann daher nur bei den Unternehmen gegeben werden, welche ein Bewerbungskonto anbieten.
Damit ich mich auf verschiedene Stellen bewerben kann, ohne dass ich sämtliche Angaben jedes Mal neu eingeben muss, kann ich ein Bewerbungskonto erstellen. Dadurch werden bestimmte Personendaten gespeichert. Ich kann sie über eine Anmeldung mittels meiner gewählten Zugangsdaten abrufen und jederzeit ändern. Mit Anwählen dieser Checkbox willige ich ausdrücklich in die Speicherung meiner Personendaten zum Zweck der Erstellung eines Bewerbungskontos ein.